أنت تعلم أنك بحاجة إلى تعلم هذه الطريقة:
• إذا كنت تستخدم البريد الإلكتروني وصناديق البريد الصوتي لتخزين الأشياء التي تحتاج إلى القيام بها
ولكن ليس لديك وقت للتحدث الآن
• إذا كان عقلك يسبح مع جميع أنواع الأفكار والأشياء التي تحتاج إلى القيام بها
• إذا كان موقع أكوام الورق على مكتبك يحدد ذلك
المحتويات (الزاوية العلوية اليسرى من المكتب تعني شيئًا مختلفًا
من الجانب الأيمن العلوي من المكتب. وبطبيعة الحال ، العناصر بزاوية
الجوانب تحمل معنى مختلفًا تمامًا.)
• إذا كنت تبحث باستمرار عن الأشياء. تجد نفسك تقول
أشياء مثل ، "أعلم أنه هنا". (بالمناسبة ، متوسط المحترف
يقضي 36 دقيقة يوميًا في البحث عن الأشياء!)
يتسبب التردد ، بطبيعته ، في الفوضى ويخلق تراكمًا. عديدة
من الأكوام الموجودة على مكتبك والملفات الموجودة في صندوق البريد الإلكتروني الخاص بك مؤجلة
قرارات. مفاتيح إدارة المعلومات الناجحة هي: (1) لديك أ
"المنزل" لكل فئة من فئات المعلومات ، و (2) تقرر على الفور أين
كل عنصر ينتمي و (3) ضعه بعيدًا. هذا لا يعني أنه عليك القيام بذلك.
عليك فقط وضعه في المكان الذي ينتمي إليه.
للمساعدة في وضع هذه المبادئ موضع التنفيذ ، أقوم بتعليم عملائي نظامًا لدي
تم تطويره يسمى نظام "6-D". كل قطعة من الورق ، كل فكرة في الخاص بك
رأس ، كل بريد إلكتروني ، كل بريد صوتي ، كل فاكس ... هذه مجرد أجزاء من
معلومة.
لا يوجد سوى 6 أشياء يمكنك فعلها بأي معلومة:
1. تجاهل - تخلص منه نهائيًا. اسأل نفسك الأسئلة الصعبة - افعل
هل حقا لديك الوقت لقراءتها؟ ما هو أسوأ ما يمكن أن يحدث إذا
هل تتجاهل هذا البند؟ هل يمكنك الحصول على نسخة أخرى إذا لزم الأمر؟ يجب ان تكون
لا يرحم في هذه المرحلة! أظهرت الدراسات أننا نشير فقط إلى 20٪ من جميع
المعلومات التي نصر على حفظها. اليوم ، السؤال ليس ، "هل يمكنني أن أرمي
هذا بعيدا؟ " ولكن "لماذا علي الاحتفاظ بهذا؟"
2. تفويض - إحالة العنصر إلى شخص آخر. احصل عليه يذهب "خارج الباب" إلى
هذا الشخص على الفور. لا يمكننا "الإدارة بالممارسة" في DigitalAge ، لذلك
التخلي عن أكبر قدر ممكن.
3. افعل - إذا كان لديك الوقت لإكمال العنصر أو مراجعته أو توقيعه أو الرد عليه ،
افعلها على الفور. ثم اجعله يخرج من الباب إلى الطالب.
هذه الخطوة بشكل عام لعناصر العمل التي ستتطلب فقط من اثنين إلى خمسة
دقيقة لإكمال. استثمار الوقت الآن سيوفر الوقت على المدى الطويل
لأنك لن تراجع العنصر مرارًا وتكرارًا.
4. التاريخ - بالنسبة للعناصر التي لا يمكنك العمل عليها على الفور ، حدد الوقت الذي تحتاج إليه
انظر العنصر مرة أخرى ووضعه في نظام التخزين المؤرخ المناسب.
5. الدرج - ملف العناصر التي لا يمكنك إلقائها أو تفويضها ، والتي لا تتطلب أيًا منها
عمل.
6. ردع المعلومات ؛ منعه من الوصول إليك في البداية
مكان. إيقاف التقارير والمذكرات والرسائل والدقائق والكتالوجات والمجلات و
البريد غير المهم الذي لا تحتاجه أو لديك وقت لقراءته.
إذا كنت تفكر في هذه الخيارات في كل مرة تنظر فيها إلى قطعة جديدة من
المعلومات ، ستنشئ نظامًا واحدًا سلسًا ، بدلاً من عدة
طرق مفككة للعناصر الفردية. المفتاح هو الاحتفاظ بـ "في الصناديق"
فارغة كل يوم - الورق والبريد الإلكتروني والبريد الصوتي وعقلك! دعنا نمر
المعادلات "6-D" المقابلة لكل فئة من فئات المعلومات.
مكافئات الورق سداسي الأبعاد
1. إرم أو إعادة التدوير
2. قم بتوجيهه (مغلف داخلي ، ملصق التوجيه) وضعه في "OUT"
3. أكمل وضعها في "OUT"
4. ملف Tickler (راسلني بالبريد الإلكتروني إذا كنت لا تعرف كيفية إعداد واحد) أو إجراء
ملف (ملف "ليتم قراءته" ، ملف "ليتم نسخه" ، ملف "ليتم إرساله بالفاكس" ، "كمبيوتر
ملف الإدخال "، وما إلى ذلك)
5. قم بوضعه في ملف مشروع مطابق بالقرب من منطقة عملك أو "ليكون
ملف "بن للذهاب إلى ملف مرجعي
6. أزل نفسك من القوائم البريدية
مكافئات EMAIL 6-D
1. احذفها
2. إعادة توجيهها
3. الرد إذا كانت 3 دقائق أو أقل
4. نقل (أو نسخ ، اعتمادًا على حزمة البرامج الخاصة بك) إلى المهام (الإجراء
العناصر) أو التقويم (الاجتماعات والمواعيد الحساسة للوقت). أو طباعة و
ملف في ملف Tickler إذا كنت تفضل نسخة ورقية. أو نسخ البريد الإلكتروني إلى جهة الاتصال الخاصة بك
برنامج إدارة وجدولة نشاط للمتابعة
5. اسحب إلى المجلد الشخصي المناسب (فقط في حالة عدم الحاجة إلى اتخاذ أي إجراء). أو
حفظ في مستند Word على القرص الصلب.
6. قم بإلغاء الاشتراك في القوائم البريدية واطلب من أصدقائك التوقف عن إرسال الرسائل إليك
"نكتة اليوم"! أو استخدم OfficeAssistant لتصفية البريد الإلكتروني.
مكافئات VOICEMAIL 6-D
1. احذفها
2. إعادة توجيهها
3. قم بالرد أو معاودة الاتصال إذا كانت أقل من 3 دقائق (الأفضل إذا كان نظام البريد الصوتي الخاص بك
لديه ميزة "الرد" التلقائي التي ترسل رسالة مباشرة إلى الشخص
البريد الصوتي)
4. اكتب ملاحظة في مخططك في اليوم الذي تحتاج فيه للرد ، أو اكتب
إدخال سجل في سجل هاتفك ، أو اكتب المعلومات على بطاقة فهرسة و
ملف في ملف Tickler الخاص بك ؛ ثم احذفه
5. نسخ المعلومات (فقط في حالة عدم الحاجة إلى اتخاذ إجراء) وحفظها بتنسيق
مشروع مناسب أو ملف مرجعي
6. اتصل ب ca