عشر نصائح للاجتماعات الفعالة المؤلف: ستيف كاي

فيما يلي عشرة أشياء يمكنك القيام بها لعقد اجتماعات أكثر فاعلية.

1) تجنب الاجتماعات. اختبر أهمية الاجتماع بسؤال "ماذا يحدث بدونه؟" إذا كانت إجابتك هي "لا شيء" ، فلا تتصل بالاجتماع.

2) إعداد الأهداف. هذه هي النتائج التي تريد الحصول عليها بنهاية الاجتماع. اكتب أهدافك قبل الاجتماعات. يجب أن تكون واضحة وكاملة ومحددة بحيث يمكن لشخص آخر استخدامها لقيادة اجتماعك. تأكد أيضًا من إمكانية تحقيقها باستخدام الأشخاص والموارد والوقت المتاحين. تساعد الأهداف المحددة الجميع على تحقيق النتائج ذات الصلة بكفاءة.

3) تحدي كل هدف. اسأل ، "هل هناك طريقة أخرى لتحقيق ذلك؟" على سبيل المثال ، إذا كنت ترغب في توزيع المعلومات ، فقد تجدها أكثر فاعلية عبر الهاتف أو الفاكس أو البريد الإلكتروني أو البريد الإلكتروني أو الزيارة. ندرك أن الاجتماع هو نشاط جماعي. احفظ المهام التي تتطلب جهدًا جماعيًا لاجتماعاتك.

4) إعداد جدول الأعمال. يعلم الجميع أن جدول الأعمال يؤدي إلى اجتماع فعال. ومع ذلك ، فإن الكثير من الناس "يوفرون الوقت" من خلال إهمال إعداد جدول الأعمال. الاجتماع بدون جدول أعمال يشبه رحلة بدون خريطة. من المضمون أن تستغرق وقتًا أطول وتؤدي إلى نتائج أقل. لاحظ أنه بدون جدول أعمال ، فإنك تخاطر بأن تصبح مساعدًا لشخص آخر (انظر النصيحة رقم 6 أدناه).

5) إبلاغ الآخرين. أرسل جدول الأعمال قبل الاجتماع. يساعد ذلك الآخرين على الاستعداد للعمل معك في الاجتماع. يضيع المشاركون غير المستعدين وقتك بالتحضير للاجتماع أثناء الاجتماع.

6) تولي السيطرة. إذا وجدت نفسك في اجتماع بدون جدول أعمال ، فاخرج. إذا كان يجب عليك البقاء ، قم بإعداد جدول أعمال في الاجتماع. اجمع قائمة بالمسائل وحدد أهمها واعمل على حلها. عند الانتهاء ، إذا بقي الوقت ، حدد المشكلة التالية الأكثر أهمية. ملاحظة: يمكنك استخدام اجتماع بدون جدول أعمال لتجنيد المساعدة لمشاريعك.

7) ركز على القضية. تجنب القصص والنكات والقضايا غير ذات الصلة. على الرغم من كونها مسلية ، إلا أن هذه الأشياء تضيع الوقت وتشتت التركيز وتضلل الآخرين. وفر المرح للمناسبات الاجتماعية حيث سيكون موضع تقدير.

8) كن انتقائيا. ادعُ فقط أولئك الذين يمكنهم المساهمة في تحقيق أهدافك للاجتماع. حشود من المراقبين والمؤيدين تعوق التقدم في الاجتماع.

9) وقت الميزانية. لن ينفق أي شخص 1000 دولار على قلم رصاص 10 ، لكنهم غالبًا ما يقضون 40 ساعة موظف في الأسئلة التافهة. وقت الميزانية بما يتناسب مع قيمة الإصدار. على سبيل المثال ، يمكنك أن تقول ، "أريد اتخاذ قرار بشأن هذا في غضون 10 دقائق. هذا يعني أننا سنقيمه لمدة 9 دقائق مقبلة ، متبوعًا بالتصويت."

10) استخدم الأنشطة المنظمة في اجتماعاتك. أدوات العملية هذه تبقيك تحت السيطرة بينما تضمن المشاركة العادلة والتقدم المنهجي نحو النتائج.

ZZZZZZ