في مقال الانخراط في سوق التنمية العالمية (متاح بالكامل في آخر الأخبار على www.globizdev.com) علقت أنه في حين أن مهارات المناقصات مهمة ، إلا أن النجاح يعد يانصيبًا بمعزل عن الأنشطة الرئيسية الأخرى.
يجب أن يظل الإعداد نشاطًا رئيسيًا ومستمرًا إذا كان على المنظمات والأفراد توقع النجاح من مشاركتهم في العطاء.
في حين أنه لا يوجد شك في أن بعض هذا الإعداد قد يتطلب الاستثمار في حالة حدوث زيارات ميدانية وما شابه ذلك ، حسب الحاجة ، فليس كل التحضير مكلفًا.
في كثير من الأحيان ، عند العمل مع بعض المنظمات الأصغر التي تسعى إلى نشاط في المكونات الفرعية للمشروعات الكبيرة ، يكون جهد العطاء مرهقًا ومليئًا بالوقت وغالبًا بدون نظام.
يمكن إدارة هذا عن طريق التخطيط المسبق.
كما تمت مناقشته في المشاركة في سوق التنمية العالمية ، فإن ردود العطاء ، حتى بالنسبة للمكونات الفرعية ، تتطلب دائمًا تفاصيل عن فريقك ونهجك ومنهجيتك وإدارتك وسعرك وخبراتك السابقة. مع الجداول الزمنية الضيقة في كثير من الأحيان لاستجابة العطاء ، فمن الأهمية بمكان قضاء الوقت في ضمان أفضل حل ممكن لمتطلبات المشروع بأفضل سعر ممكن. ومن ثم ، ينبغي تخصيص الوقت في الغالب للتفكير الجديد ، وليس التجميع الإداري للمعلومات السابقة.
ليس هناك شك في أنه سيتم تقييم سجل إنجازات ناجح للتنفيذ أو المشاركة في أنشطة مماثلة ويساهم في نجاحك أو فشل أي عطاء. لكن هذا لا يعني أن قضاء أسبوعين في العثور على قائمة بالخبرات السابقة وتجميعها هو وقت مستغرق - يمكن القيام بذلك الآن وبشكل مستمر.
من المرجح أن تطلب جميع المناقصات مجموعة من المعلومات التي توضح تجربتك في الأنشطة المماثلة السابقة. تتضمن المعلومات المطلوبة دائمًا اسم النشاط والموقع والمدة والعميل وقيمة المشروع والموظفين الرئيسيين بالاسم والمسمى الوظيفي وملخصًا للنشاط.
من الواضح أن تجميع هذا النشاط سيكون تحديًا إذا كان يتطلب البحث عن موظفين وأعضاء سابقين في الفريق للحصول على معلومات ، والاعتماد على الذاكرة وما إلى ذلك. الحل هو تشجيع عادة تجميع المعلومات ذات الصلة بمجرد بدء المشروع أو النشاط ، والاحتفاظ بها. المعلومات الحالية.
يمكن تسهيل ذلك من خلال الحصول على المعلومات من بداية المشروع بما يتفق مع كيفية طلب العطاء المستقبلي للمعلومات المقدمة.
تطلب الوكالات الرئيسية صحيفة بيانات المشروع (PDS ، أو اسم مشابه) لكل مثال مشروع تقدمه مع عطاءك. عادة ما تكون هذه صفحة واحدة لكل مثال ، وتلتقط جميع المعلومات المطلوبة في تقييم العطاء الخاص بك. لقد أعددت مستند Word يتوافق مع المعلومات التي سيطلبها البنك الدولي ، وبنك التنمية الآسيوي ، والوكالة الأسترالية للتنمية الدولية ، وأي مكونات فرعية داخل المشروع من تلك الوكالات. يمكن تنزيل هذا من صفحة "آخر الأخبار" على http://www.globizdev.com/articles/latestnews.php (وهو مُدرج في صورة PDS Template.doc).
إذن ماذا أفعل الآن لدي نموذج PDS؟
ببساطة - ابدأ في استخدامه!
إذا كان لديك عدد من أمثلة المشاريع بتنسيقات مختلفة ، ففكر في تحديث المعلومات لاستخدام هذا التنسيق. إذا كان لا يزال يتعين عليك تجميع معلومات القدرة ، فسيكون هذا تنسيقًا مفيدًا لبدء التعبئة.
الأهم من ذلك ، مع بدء أي مشروع أو نشاط جديد ، قم بإعداد PDS جديد على الفور وقم بتحديثه بانتظام.
هل يمكنني استخدام كل نظام التوزيع العام كما هو الحال في أي عطاء أقوم بتقديمه؟
تذكر أنه بينما يتوافق هذا النموذج مع ما هو مطلوب حاليًا ، فمن المهم التحقق من متطلبات العطاء بدقة قبل التقديم لضمان الامتثال.
ثانيًا ، لكل عطاء اعتبارات مختلفة لأن كل مشروع مختلف ، لذلك نادرًا ما تكون الاستجابة العامة ناجحة. وبالمثل ، كان من الممكن أن يحتوي كل مشروع قمت به على مجموعة من الأنشطة والأساليب وما إلى ذلك. لذا ، قبل إضافة مثال PDS فقط إلى تقديم العطاء ، ضع في اعتبارك ما يركز عليه العطاء (المشروع) ، وتأكد من أن أمثلة نظام التوزيع العام توضح ذلك. في بعض الأحيان يكون من المهم إعادة كتابة طفيفة لوضع مزيد من التركيز على جانب رئيسي من الملاءمة.
ماذا لو لم أقم بالمناقصة لأنشطة؟
المعلومات التي يلتقطها نموذج PDS مفيدة للتقديمات المباشرة إلى العميل ، أو كأداة لالتقاط البيانات لاستخلاص المعلومات منها لتطوير مستندات القدرة ، ومعلومات دراسة الحالة وما شابه.
======
التحضير هو المفتاح.
سواء كان التحضير لمناقصة لمشروع معقد ، أو عرضًا مباشرًا للعميل ، فمن المهم أن يتم قضاء الوقت في الخروج بأفضل نهج ممكن لضمان أن يؤدي التنفيذ إلى أفضل النتائج. إن قضاء الوقت بعيدًا عن هذا الجانب الحاسم في تطوير العطاء والعروض لإعداد أوراق بيانات المشروع لا يستغرق وقتًا طويلاً.
قم بتنزيل ملف PDS Tem